Khi tham gia ký kết hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận lựa chọn nội dung và hình thức giao kết khác nhau. Tuy nhiên, để việc giao kết hợp đồng có hiệu lực thì việc giao kết này phải được thỏa thuận trong khuôn khổ của pháp luật. Vậy theo quy định, việc các bên tham gia giao dịch ký hợp đồng qua Email có đúng luật không? Điều kiện để việc giao kết hợp đồng qua email có hiệu lực là gì? Cách xử lý khi một bên không thừa nhận hợp đồng qua Email như thế nào? Mời quý bạn đọc theo dõi bài viết “Ký hợp đồng qua Email có đúng luật?” sau đây của Luật sư Đà Nẵng để được cung cấp thông tin về vấn đề này cùng với những quy định liên quan nhé. Hi vọng bài viết sẽ đem lại nhiều thông tin hữu ích cho quý bạn đọc.
Căn cứ pháp lý
- Bộ luật Dân sự 2015
Khái niệm hợp đồng
Hợp đồng có thể hiểu là sự thỏa thuận giữa các bên về việc quy định các quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm dân sự, cùng các điều khoản làm thay đổi hay chấm dứt chúng, hợp đồng được lập thành nhiều hình thức khác nhau, như qua lời nói, qua văn bản hoặc qua hành vi cụ thể, trừ khi pháp luật quy định cụ thể trong một số lĩnh vực.
Ký hợp đồng qua Email có đúng luật không?
Email là từ thường được sử dụng để mọi người trao đổi tài liệu, thư từ thông qua môi trường điện tử. Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử hoặc hộp thư điện tử. Đây được xem là một trong những phương tiện trao đổi thông tin qua mạng Internet khá phổ biến hiện nay.
Căn cứ theo quy định tại Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về hình thức giao dịch dân sự như sau:
Hình thức giao dịch dân sự
1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.
Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
2. Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.
Theo đó, giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.
Đồng thời căn cứ theo quy định tại khoản 10, khoản 11 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định về phương tiện điện tử, thông điệp dữ liệu như sau:
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử là tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Theo đó, có thể thấy việc ký hợp đồng bằng Email không thuộc trường hợp bị cấm và hình thức này được xem là giao kết hợp đồng bằng phương thức điện tử. Đây cũng được xem là việc ký hợp đồng bằng văn bản.
Do đó, giải đáp cho câu hỏi “Ký hợp đồng qua Email có đúng luật” thì việc ký hợp đồng qua Email vẫn được xác định là hợp đồng văn bản và sẽ hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện hợp pháp của hợp đồng theo quy định của pháp luật chuyên ngành về từng loại hợp đồng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng.
Điều kiện để việc ký hợp đồng qua Email có hiệu lực là gì?
Khi xác định giao kết qua email các bên cần đảm bảo các điều kiện sau
+ Thứ nhất, là đảm bảo sự thừa nhận của các bên với các nội dung trao đổi qua email trong đó có thông tin dự thảo hợp đồng. Bởi thực tế rất nhiều trường hợp khi có tranh chấp hợp đồng các bên không thừa nhận nội dung đã gửi qua email là ý chí hợp pháp vì địa chỉ email giao nhận không có giấy tờ định danh cho cá nhân, tổ chức đó.
+ Thứ hai, là đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin hợp đồng được xác lập qua email. Ví dụ: Gửi nhiều hợp đồng qua email, dùng nhiều email trao đổi về một hợp đồng sẽ dẫn tới việc khó xác minh thông tin nào đã được xác lập, thông tin nào chưa.
+ Thứ ba, là đảm bảo các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định chung. Đây là nội dung luật sư Trí Nam đã chia sẻ và phân tích rất nhiều ví dụ trước đây trên website để Quý khách hàng tham khảo.
Hướng dẫn các bước ký hợp đồng qua Email đúng luật
Ngoài vấn đề “Ký hợp đồng qua Email có đúng luật?” thì nhiều độc giả thắc mắc các bước ký hợp đồng qua Email đúng luật như thế nào. Cụ thể như sau:
Bước 1: Người ký mở Email, truy cập đường link hợp đồng điện tử
Ở bước này, người dùng có thể truy cập để xem xét hoặc ký hợp đồng từ các thiết bị: máy tính, tablet, smartphone…Trường hợp người dùng muốn ký hợp đồng bằng USB token, phải sử dụng máy tính để nhận thiết bị USB token để phục vụ việc ký số.
Sau khi truy cập đường link hợp đồng, Hệ thống hiển thị giao diện như hình -> Nhập “ID văn bản” và “Mã tra cứu” đã được cung cấp trong email gửi đến -> Nhấn nút “Tra cứu” để hiển thị thông tin chi tiết hợp đồng cần ký.
Hệ thống sẽ hiển thị nội dung hợp đồng.
Bước 2: Xem xét hợp đồng
Xem xét hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Xem xét” hợp đồng cần rà soát và xác nhận đồng ý với nội dung hợp đồng trước khi ký hợp đồng điện tử
Bước 3: Ký hợp đồng
Ký hợp đồng điện tử là việc người dùng nhận được yêu cầu “Ký” hợp đồng cần rà soát nội dung hợp đồng và ký ảnh hoặc ký điện tử lên hợp đồng.
– Hình thức ký:
+Cá nhân có thể sử dụng máy tính, tablet, smart phone ký hợp đồng điện tử.
+ Doanh nghiệp sử dụng USB token ký hợp đồng.
– Đối với với cá nhân sẽ nhận được mã OTP gửi về Email hoặc SMS, sau đó cá nhân dán mã OTP vào ô ký số và click xác nhận để ký hợp đồng.
– Đối với doanh nghiệp tải phần mềm ký số về máy giải nén, cắm USB token, chọn đúng chữ ký số của doanh nghiệp nếu USB token chưa cài đặt thì cài đặt , nhập mã Pin và ký hợp đồng.
Cách xử lý khi một bên không thừa nhận hợp đồng qua Email
Điều 38 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 khẳng định:
Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống.
Đồng thời, giá trị pháp lý của hợp đồng được ký thông qua Email không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp điện tử mà không phải dưới dạng văn bản hoặc lời nói hoặc hành vi cụ thể.
Do đó, nếu hợp đồng đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng thông thường thì nó hoàn toàn hợp pháp. Và khi đó, các bên đã được xem giao kết hợp đồng.
Tuy nhiên, do việc ký hợp đồng thông qua Email thường được thực hiện gián tiếp mà các bên không phải trực tiếp gặp mặt nhau nên nhiều trường hợp, khi nhận thấy có sự bất hợp lý trong nội dung hợp đồng thì các bên hoàn toàn có thể không chấp nhận việc ký hợp đồng qua Email.
Cần nói thêm rằng, nếu hai bên đã đồng ý ký hợp đồng qua Email và hợp đồng này đã đáp ứng điều kiện về hình thức cũng như nội dung đã được thể hiện theo đúng thoả thuận của các bên thì việc không thừa nhận hợp đồng ký bằng Email sẽ không được chấp nhận.
Khi đó, các bên có thể yêu cầu Toà án công nhận hợp đồng ký kết thông qua Email là hợp đồng hợp pháp hoặc tuyên hợp đồng đó vô hiệu nếu các bên cung cấp được đầy đủ bằng chứng chứng minh cho yêu cầu của mình.
Mời bạn xem thêm các bài viết sau:
- Quy trình kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm mới năm 2022
- Xử phạt khi không có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm như thế nào?
- Mẫu hợp đồng thuê lại đất tại Đà Nẵng mới năm 2022
Thông tin liên hệ
Trên đây là bài viết tư vấn của Luật sư Đà Nẵng về “Ký hợp đồng qua Email có đúng luật?”. Nếu cần giải quyết nhanh gọn các vấn đề liên quan tới tờ khai trích lục giấy khai sinh, trích lục hộ tịch, xin đổi tên trong giấy khai sinh, đổi tên căn cước công dân, Đăng ký bảo hộ thương hiệu … thì hãy liên hệ ngay tới Luật Đà Nẵng để chúng tôi nhanh chóng tư vấn hỗ trợ và giải quyết vụ việc. Với các luật sư có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ 24/7, giúp bạn tiết kiệm chi phí và ít đi lại.
Mời quý khách liên hệ đến Luật sư Đà Nẵng theo hotline: 0833.102.102 để được tư vấn, hỗ trợ một cách nhanh nhất.
Câu hỏi thường gặp
Điều 66 Bộ luật dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự có thể thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể tức là không cấm việc xác lập hợp đồng thông qua các phương thức điện tử trong đó có email. Vì vậy ngoại trừ các loại hợp đồng buộc phải lập thành văn bản như hợp đồng hợp tác kinh doanh,…thì việc xác lập hợp đồng qua email là hợp pháp. Tuy nhiên như Luật sư đã nói, căn cứ để xem xét việc các bên đã xác lập thực hiện hợp đồng chưa thì còn phải căn cứ và xem xét nhiều yếu tố.
Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi thỏa mãn các điều kiện hợp đồng có hiệu lực thì còn cần đáp ứng các điều kiện sau:
Nội dung của hợp đồng điện tử bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng thông điệp hoàn chỉnh (thông điệp chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu).
Nội dung của thông điệp dữ liệu trong hợp đồng điện tử có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết (thông điệp dữ liệu có thể mở được, đọc được, xem được bằng phương pháp mã hoá hợp pháp đảm bảo độ tin cậy mà các bên thỏa thuận với nhau).
Pháp luật quy định giao dịch dân sự có thể thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể tức là không cấm việc xác lập hợp đồng thông qua các phương thức điện tử trong đó có email. Vì vậy ngoại trừ các loại hợp đồng buộc phải lập thành văn bản như hợp đồng hợp tác kinh doanh,..thì việc xác lập hợp đồng qua email là hợp pháp. Bởi vì khi các bên thỏa thuận mua bán qua email thì phải thể hiện được rõ ràng là giao kết hợp đồng mà không phải chỉ đơn giản như gửi thông tin hàng hóa hay lời đề nghị giao kết hợp đồng. Khi các tin nhắn qua email thỏa mãn điều kiện được xem là ký kết hợp đồng thì hợp đồng mua bán đó mới có hiệu lực.
Ngoài ra, theo Điều 33 Luật giao dịch điện tử 2005 quy định: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này. Do đó, hợp đồng điện tử bao gồm cả hợp đồng thiết lập qua thư điện tử vì vậy nếu hai bên giao kết hợp đồng qua email thì hợp đồng đó vẫn phát sinh hiệu lực.